5 Tips Membuat To-Do List Harian yang Efektif

Ilustrasi to do list

Jika Anda merasa hari-hari kerja Anda belum produktif, mungkin sekarang waktu yang tepat bagi Anda untuk membuat to-do list harian yaitu daftar tugas yang harus dikerjakan dalam sehari.

Manfaat yang akan Anda peroleh dari to-do list harian antara lain tidak lupa tugas-tugas penting, fokus, percaya diri dalam menghadapi hari kerja, turunnya kecemasan akibat terlalu memikirkan pekerjaan, dan terlacaknya perkembangan pekerjaan.

Jangan khawatir jika Anda belum pernah membuat to-do list harian. Berikut 5 tips yang akan membantu Anda membuat to-do list harian yang efektif meningkatkan produktivitas kerja Anda.

1. Buat to-do list di malam hari

Banyak orang yang bekerja di siang hari membuat to-do list harian di pagi hari, beberapa saat sebelum berangkat bekerja. Kelemahan cara ini adalah terburu-buru karena pagi hari banyak aktivitas yang harus dilakukan.

Alternatif yang lebih baik adalah membuat to-do list harian di malam hari. Mengapa? Pertama, Anda memiliki lebih banyak waktu luang di malam hari. Kedua, Anda dapat merancang hari kerja esok seperti yang Anda maui.

Oleh karena itu, luangkan 5-10 menit di malam hari untuk membuat to-do list hari kerja esok. Anda bisa menggunakan buku saku, buku tulis, laptop, atau aplikasi produktivitas di telepon seluler Anda (misalnya Evernote) untuk membuat to-do list tersebut.

Loading...

2. Batasi maksimal 7 tugas

Saat membuat to-do list harian, batasi maksimal 7 tugas. Mengapa? Karena rata-rata ingatan jangka pendek (short term memory) manusia hanya mampu mengingat 7 informasi dalam 30 detik. Selain itu, tugas yang Anda harus selesaikan pun relatif lebih sedikit sehingga Anda tidak terbebani.

Bagaimana dengan tugas-tugas lain? Tulis saja di daftar lain, misalnya di daftar ide, sehingga Anda tidak melupakannya. Nah, ketika Anda telah menyelesaikan tugas yang ada di to-do list harian, baru kerjakan tugas yang ada di daftar ide tersebut atau masukkan dalam to-do list hari berikutnya.

3. Buat tugas sespesifik mungkin

Untuk menghindari kebingungan, buat tugas yang sespesifik atau sejelas mungkin. Sebagai contoh, salah satu tugas Anda adalah menulis laporan. Perjelas tugas tersebut, misalnya menjadi menulis laporan penjualan mingguan.

Contoh lain, salah satu tugas harian saya adalah menulis postingan untuk blog-blog berbahasa Indonesia yang saya miliki. Saya menuliskan tugas tersebut pada to-do list 16 Desember 2015 seperti ini: menulis postingan TipsPengembanganDiri.com tentang cara membangun kebiasaan membaca buku.

4. Urutkan tugas berdasarkan prioritas

Tugas mana yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu pada esok hari? Anda akan mengetahuinya dengan mengurutkan tugas berdasarkan prioritas.

Umumnya, tugas yang paling penting dan mendesak dikerjakan terlebih dahulu. Setelah itu, baru tugas-tugas yang lainnya. Sebagai gambaran, berikut urutan tugas harian saya pada 16 Desember 2015 lalu:

  1. Menulis postingan TipsPengembanganDiri.com tentang cara membangun kebiasaan membaca buku
  2. Membuat Google Plus Page untuk TipsPengembanganDiri.com
  3. Membalas email pembaca di Gmail saya

5. Perkirakan waktu masing-masing tugas

Biasakan untuk membuat perkiraan waktu yang diperlukan untuk masing-masing tugas. Dengan demikian, Anda tahu total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas harian tersebut. Selain itu, perkiraan waktu tersebut akan membuat manajemen waktu Anda menjadi lebih baik. Dengan kata lain, Anda tidak akan membuang-buang waktu untuk aktivitas yang tidak penting.

Umumnya, perkiraan waktu dituliskan di samping kanan masing-masing tugas. Contohnya seperti di bawah ini.

  1. Menulis postingan TipsPengembanganDiri.com tentang cara membangun kebiasaan membaca buku (2 jam)
  2. Membuat Google Plus Page untuk TipsPengembanganDiri.com (30 menit)
  3. Membalas email pembaca di Gmail saya (30 menit)

To-do list harian bisa meningkatkan produktivitas kerja Anda. Cobalah mempraktikkan kelima tips di atas sehingga Anda bisa membuat to-do list harian yang efektif. Selamat mencoba!

Loading...

Artikel Terkait